Registros judiciales-¿Qué se encuentra disponible al público?

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​Este artículo explica las políticas y procedimientos que se encuentran en la regla judicial 1:38. R. 1:38 que establece la política y reglamento para el acceso a los registros judiciales. Esta define diferentes tipos de registros judiciales, y establece qué información de la contenida en los registros está disponible al público para copiar y pegar, al igual que los registros a los cuales el público no tiene acceso. Esta puede ser información contenida en los registros de los tribunales que a usted le gustaría ver, pero también es información que otras personas podrían querer ver referente a usted. Consulte La regla judicial 1:38 (Publicado por la judicatura de NJ). En la sección Tribunales de nuestro sitio web, podrá encontrar información adicional.

¿Qué son los registros judiciales?

Existen muchos tipos de registros judiciales. Ejemplos de estos incluyen:

• La información mantenida por un tribunal en cualquier forma en relación con un caso o procedimiento judicial;
• Toda orden, fallo, opinión o decreto relacionado con un procedimiento judicial;
• Toda transcripción oficial o acta de un procedimiento judicial público;
• La información contenida en un sistema informatizado de gestión de casos creado/preparado por un tribunal en relación con un caso o procedimiento judicial;
• Todo expediente hecho o mantenido por un substituto actuando como oficial judicial.

Es importante resaltar que el acceso público en virtud de esta regla se aplica sólo a los registros mantenidos por el poder judicial y sólo cuando estos forman parte de un procedimiento judicial (un caso judicial). Esta regla no se aplica a los registros mantenidos por las otras ramas gubernamentales, como la oficina del Gobernador o la legislatura, a menos que estos estén involucrados en un caso judicial.

¿Cuál es la política para el acceso a los registros públicos?

La política judicial creada en la R. 1:38 respalda el acceso a los registros mantenidos por el sistema judicial de Nueva Jersey. Esto permite al público entender cómo funciona el sistema judicial y a garantizar la rendición de cuentas del sector público. Por esta razón, tanto los registros judiciales como los administrativos están disponibles al público para que se puedan inspeccionar y copiar, excepto cuando hay exenciones o exclusiones específicas Esas exclusiones deben ser “estrictamente interpretadas”, lo que significa que el acceso debe concederse al público a menos que existan razones sólidas para no hacer tal cosa. La política reconoce que parte de la información no debe hacerse pública y trata de equilibrar el acceso a la vez que protege la privacidad y otros intereses importantes de los que participan en el sistema judicial. La regla 1:38, es periódicamente revisada y actualizada según sea necesario a causa de los desarrollos legales y tecnológicos. Recientemente fue actualizada para abordar las preocupaciones sobre el acceso vía electrónica, lo que facilita la visualización de los registros y su circulación a otros entes

¿Cuáles registros están excluidos del acceso público?

Cierta información está excluida incluso si forma parte de un expediente judicial. En general, se trata de registros que contienen información privada o privilegiada, como procedimientos familiares en los que participan niños, asuntos penales relacionados con menores de edad o casos de violencia doméstica. Los registros excluidos continúan siendo confidenciales incluso cuando se adjuntan a un documento que no es confidencial. Esta regla jurídica agrupa las exclusiones bajo las siguientes categorías o tipo de procedimiento legal:

• Registros internos (notas y memorandos para uso de los funcionarios judiciales en el desempeño de funciones oficiales, etc.)
• Registros de procedimientos judiciales penales y municipales (declaraciones de víctimas; participación en programas anti drogas; antecedentes borrados, etc.).
• Registros de procedimientos del tribunal de familia (declaraciones informativas sobre una causa; información sobre víctimas de violencia doméstica; informes de delincuencia juvenil; registros de tutela; etc.).
• Registros de otros procedimientos (sesiones de mediación, asuntos de compromiso civil, etc.).

Debido a que las exclusiones son muchas, la lista es demasiado larga como para imprimirla aquí. Es mejor revisar la regla de acceso público para ver si la información que desea está incluida como un registro que se le permitirá ver. (Consulte R.1:38 (Publicado por la judicatura de NJ).
Si no tiene acceso a una computadora, puede ponerse en contacto con el secretario del tribunal donde se ha presentado el caso para averiguar cuáles registros del caso están disponibles al público. En la sección Cómo obtener registros judiciales, a continuación, encontrará una descripción.

Identificadores personales confidenciales (CPI)

Una categoría especial de información que no está disponible al público son los identificadores personales confidenciales (IPC). Existen reglas especiales en estos casos. Los identificadores IPC son tipos específicos de información, como la identificación emitida por el gobierno o relacionada con la financiación, lo cual es para uso exclusivo de un individuo y potencialmente otros podrían darle una utilización indebida. La regla judicial enumera los siete identificadores personales confidenciales específicos tales como:

• Número de Seguro Social
• Número de la licencia de conducir
• Número de placa del vehículo
• Número(s) de cuenta financiera activa               
• Número(s) de la póliza del seguro
• Número(s) de cuenta financiera activa
• Información del estado militar

La protección de los identificadores IPC es tan importante que la norma judicial tiene ciertas prohibiciones de que estos sean incluidos en cualquier documento judicial. La razón es clara: La divulgación no autorizada de dicha información puede causar un daño financiero grave o un robo de identidad a las personas cuyos IPC se utilizan de una forma ilícita. Estos indicadores IPC solo pueden ser utilizados en documentos judiciales cuando así lo requiera un estatuto, regla, directiva u orden judicial. Incluso entonces, estos tienen que ser eliminados antes de ser compartidos con el público. Las partes en un caso judicial deben certificar que todos los identificadores han sido borrados de los documentos presentados ante el tribunal. Al representar a los clientes, los abogados deben asegurarse de que cualquier identificador personal haya sido eliminado (borrado) de los documentos que vayan a presentar.

Hay una excepción parcial a la regla del IPC en los casos que hay un fallo monetario (decisión legal) contra una parte; es decir, cuando alguien es un “deudor de un fallo”. En esos casos, el nombre o los nombres del deudor, la dirección y la fecha de nacimiento pueden incluirse junto con los últimos cuatro dígitos de una cuenta financiera activa y los últimos tres dígitos del número del Seguro Social del mismo. 

Cómo obtener registros judiciales

Como se señaló anteriormente, no todos los registros judiciales son de acceso público, pero todos los registros que si son accesibles al público están disponibles en forma impresa. Estos registros también están disponibles vía electrónica a través de terminales dedicados en los juzgados de cada uno de los condados. Un menor número de registros están disponibles en línea a través del sitio web del poder judicial o de las bases de datos que este mantiene. El poder judicial actualiza continuamente su capacidad para brindar servicios en línea. Una lista de dónde puede ver y obtener los registros judiciales y las instrucciones generales para hacerlo se encuentra en la sección Public del poder judicial. 

Una copia impresa de un registro judicial

Los registros judiciales se dividen en registros activos (casos abiertos en los que se están llevando a cabo procedimientos judiciales) y registros cerrados (casos que se han resuelto). Los siguientes registros están disponibles para inspección pública y copia:

Registros de casos activos

• Registros de la División civil incluyendo los de la parte de equidad general
• Registros de la parte civil especial
• Registros de la División penal
• Registros de la División de familia

Registros de casos cerrados

• Casos civiles, incluyendo los de la parte de Equidad General hasta que se archiven
• Casos penales
• Casos de divorcio hasta que se archiven
• Casos de familia (excepto los de divorcio)
• Casos de la parte civil especial

Tanto para los registros judiciales activos como los cerrados, las solicitudes de inspección pública y de copia deben enviarse al funcionario administrativo principal en el tribunal que haya escuchado o tramitado el caso. En algunos casos, esto será en un juzgado o edificio local (del condado o municipalidad). En la situación de otros expedientes judiciales, esto se hará en el complejo Richard J. Hughes Justice Complex en Trenton. En la siguiente lista se identifica al funcionario público a quien le deben enviar las solicitudes de acceso público/copia:

• Corte Suprema – Secretario de la Corte Suprema
• Tribunal Superior (incluida la Unidad para las Ejecuciones Hipotecarias) – Secretario del Tribunal Superior
• División de Apelaciones del Tribunal Superior – Secretario de la División de Apelaciones
• Tribunal Superior División de Derecho y Equidad – Administrador del Tribunal de primera Instancia de la comunidad donde se encuentra el juzgado
• Tribunal Superior División de Equidad, parte testamentaria y Tribunal Testamentario- El testamentario del condado apropiado
• Tribunal Fiscal – Secretario del tribunal fiscal
• Tribunal Municipal – Director/Administrador del tribunal municipal correspondiente

Las oficinas del Secretario de la Corte Suprema, del Secretario de la División de Apelaciones, del Secretario del Tribunal Superior y del Secretario del Tribunal Fiscal están ubicadas en el complejo Richard J. Hughes Justice Complex en Trenton. Vea la lista de los tribunales en cada condado (publicado por NJ Courts).

Los registros de los casos cerrados se archivan después de 20 años y se almacenan en una instalación aparte. Las solicitudes de acceso a los siguientes registros cerrados tendrán que presentarse a la Oficina del Secretario del Tribunal Superior en Trenton:

• Casos civiles (archivados)
• Casos de divorcio (archivados)
• Casos de ejecución hipotecaria (todos)
• Casos de Equidad General (archivados)

La Oficina del Secretario de la Corte Superior también mantiene registros de gravámenes en todo el estado y la satisfacción de los gravámenes a nivel estatal. Las solicitudes de acceso público también tienen que enviarse a esa oficina. 

Hay un formulario en línea que se puede llenar para obtener ciertos registros judiciales. Consulte Formulario de solicitud de registros (publicado por NJ Courts). El formulario está fácilmente disponible en Internet, pero también se puede obtener a través del secretario del tribunal pertinente (tal como se identifica en este artículo).

Registros judiciales electrónicos

La política judicial reconoce la importancia del acceso electrónico a los registros judiciales, pero en este momento, hay menos registros disponibles vía electrónica que en forma impresa. Los registros que son accesibles al público en forma impresa también están disponibles vía electrónica. Sin embargo, la información sólo está disponible electrónicamente si la judicatura ya la tiene en formato electrónico. En otras palabras, la judicatura no creará una versión electrónica a partir de una copia impresa para el uso de un individuo o negocio privado.

La judicatura mantiene las siguientes bases de datos en formato electrónico:

• Automated Case Management System (ACMS)  – Tribunal Superior (civil)
• Judiciary Electronic Filing/Imaging System (JEFIS) – Tribunal Superior (civil especial)
• Family Automated Case Tracking System (FACTS) – Tribunal Superior (familia/disolución)
• Automated Traffic System (ATS)– municipal (Tránsito)
• Automated Complaint System (ACS)– municipal (penal/ delitos contra el orden público)
• PROMIS/GAVEL – Tribunal Superior penal
• Registro de sumarios en Apelación
• Registro de sumarios ante la Corte Suprema

En ninguna de estas bases de datos encontrará un archivo completo de toda la información y documentos presentados en un caso en particular. Más bien, la información generalmente incluye una lista de documentos presentados, órdenes dictadas, procedimientos programados, disposiciones de todo pedimento, lista de los litigantes y su estado (activo, incumplido, resuelto), y los abogados asociados.

Cómo acceder a los registros electrónicos

Hay varias formas en las que el público tiene acceso a los registros judiciales.

Terminales de acceso público:  Todo tribunal en cada condado tiene por lo menos una terminal de acceso público donde se pueden ver los registros judiciales que no son confidenciales. Estos terminales proporcionan acceso a los documentos contenidos en todas las bases de datos mencionadas anteriormente. Las preguntas sobre estas terminales deben ser enviadas al funcionario administrativo principal del tribunal (el administrador del tribunal).

Internet: La judicatura está haciendo posible la publicación de más información a través de Internet, pero no todos los registros están disponibles en línea debido a las preocupaciones de privacidad asociadas con la amplia distribución de información en Internet. Los registros públicos a los que se puede acceder a través de Internet se pueden descargar de forma gratuita.  En la actualidad, solo los siguientes registros están disponibles en línea:

• Búsqueda de casos civiles y de ejecución hipotecaria
• Buscar condenas penales
• Búsqueda de fallos penales
• Buscar fallos, gravámenes
• Buscar casos ante el tribunal fiscal

Para obtener más información sobre el sistema judicial de Nueva NJ Judicial de N.J visite nuestro sitio web, en la sección Tribunales, o el sitio web de la judicatura de Nueva Jersey. Si tiene un problema legal civil, puede solicitar nuestros servicios en Internet www.lsnjlawhotline.org o llamar al 1-888-LSNJ-LAW (1-888-576-5529). ​​​​​​​​​​​​​

Esta información se actualizó el: Aug 4, 2020