En este artículo, se le explicará el derecho a examinar y copiar los expedientes judiciales del Tribunal Superior y el Municipal de Nueva Jersey.

¿Tengo el derecho a examinar y copiar los expedientes que guardan los tribunales?

Sí. Usted tiene el derecho a examinar y copiar los expedientes que guardan el Tribunal Superior y el Municipal. (Ciertos expedientes se consideran confidenciales o privados y no se pueden examinar ni copiar.) Para facilitar el acceso del público a los expedientes judiciales, los tribunales establecieron procedimientos especiales para pedirlos. El primer paso para conseguir acceso o sacarles copias es determinar la división del Tribunal Superior donde se llevó a cabo el caso.

¿Cómo se organiza el Tribunal Superior? ¿Cuál es la diferencia entre derecho y equidad?

El Tribunal Superior, que, en el sistema judicial de Nueva Jersey, es el nivel en el cual se realizan los juicios, está compuesto de tres divisiones y partes distintas. Las dos divisiones principales del Tribunal Superior son la División de Derecho (Law Division) y la División de Equidad (Chancery Division).
La División de Derecho se compone de lo siguiente:

• Los casos relacionados a la perpetración de un delito se ven en la Parte Penal (Criminal Part).
• Los casos que piden principalmente indemnización monetaria de más de $15.000 se ven en la División de Derecho (Law Division).
• Los casos que piden indemnización monetaria de más de $3.000 pero menos de $15.000 se ven en la Parte Civil Especial (Special Civil Part).
• Los casos que buscan menos de $3.000 y asuntos entre inquilinos y propietarios que tienen que involucran menos de $5.000 se ven en la Sección de menores cuantías (Small Claims Section) de la Parte Civil Especial.

La División de Equidad se compone de lo siguiente:

• Los casos que piden principalmente indemnización no monetaria se ven en la División de Equidad (Chancery Division).
• Los casos en la Parte de Sucesiones (Probate Part) tienen que ver con la asignación de un tutor para menores o para personas con discapacidades mentales, además de impugnaciones a la sucesión de testamentos.
• La Parte de Familia (Family Part)  maneja los casos que surgen a causa de una relación familiar o casi familiar, incluyendo temas de manutención para menores, tutela, divorcio, violencia doméstica, maltrato y negligencia a menores y delitos cometidos por menores.
• Los casos que piden indemnización no monetaria y no tienen que ver con un asunto que maneje la Parte de Sucesiones o la Parte de Familia se ven en la parte de Equidad General (General Equity).

¿En qué se diferencia el tribunal municipal?

El tribunal municipal en Nueva Jersey es uno de “jurisdicción limitada”. Esto quiere decir que estos tribunales ven unos tipos de casos limitados, usualmente los que son de naturaleza menos seria, tales como infracciones de vehículos motorizados, multas de estacionamiento y delitos menores penales, así como la agresión simple o girar cheques sin fondos. El tribunal municipal también se encarga de casos relacionados a las infracciones de ordenanzas municipales, tales como la alteración del orden público o infracciones al código de edificación.

¿Están disponibles al público todos los expedientes judiciales?

No. Ciertos tipos de documentos, incluyendo los expedientes relacionados a investigaciones de carácter penal y de familia, informes sobre personas que estén bajo libertad condicional y notas del juez sobre el juicio no están disponibles. Además, el tribunal puede dictaminar para cualquier caso que se incaute o se mantenga confidencial el expediente. El personal del juzgado no puede permitirle acceso al público a los expedientes protegidos por una orden judicial.

También hay reglas específicas para cada división del Tribunal Superior y del municipal con respecto a los expedientes específicos que no se pueden hacer disponibles al público. Por ejemplo, en la División Civil del Tribunal Superior, son confidenciales los expedientes en relación a menores que sean víctimas de abuso sexual y a confinamiento domiciliario. En la División Penal, son confidenciales las órdenes de allanamiento, informes sobre investigaciones policíacas activas, expedientes relacionados a los procedimientos de jurados de acusación, acusaciones formales selladas, informes de fianza, informes sobre la intervención con antelación al juicio, informes preliminares al fallo y expedientes que contengan el nombre de cualquier menor que haya sido víctima de abuso sexual. En la División de Familia, son confidenciales los expedientes e informes relacionados al maltrato o la negligencia doméstica e infantil, ciertos informes de paternidad, ciertos tipos de expedientes relacionados a la tutela, declaraciones de impuestos sobre el ingreso, información financiera, números del seguro social en ciertos tipos de documentos y expedientes de delincuentes menores. En el Municipal, son confidenciales los expedientes de los programas que se aprobaron para realizar mediaciones en disputas menores, antecedentes penales anulados y órdenes de allanamiento.

¿Cómo obtengo los documentos del tribunal?

Hay tres cosas que debe hacer. Primero, tiene que ir al juzgado en el cual se vio el caso originalmente. Existe una rama del Tribunal Superior en cada condado de Nueva Jersey; ésta está en la capital del condado. Para averiguar dónde se encuentran los juzgados de los Tribunales Superior, acceda al sitio Web con los tribunales locales en su condado, Local Courts in Your County. Si el caso se vio en el tribunal municipal, tendrá que comunicarse con el secretario judicial del tribunal municipal del municipio donde está ubicado el juzgado. Para obtener más información sobre el tribunal municipal de Nueva Jersey, acceda al sitio Web con los servicios ofrecidos en el tribunal municipal, Municipal Court Services.

Segundo, llene el formulario para solicitar expedientes en la división o la parte del tribunal donde se vio el caso. Cada división del Tribunal Superior tiene un formulario separado para solicitar expedientes y éste debe estar disponible por medio de la oficina para la administración de casos de esa división particular del juzgado. El tribunal municipal tiene su propio formulario también, el cual puede conseguir del administrador del tribunal municipal. El formulario le pide el nombre, la dirección, el número de teléfono, la forma de pago que quiere utilizar para pagar las copias y una lista de los documentos que quiere copiar o revisar. Brindar cualquier información de identificación adicional que tenga ayudará al personal a responder más rápidamente a las solicitudes. Sin embargo, no es requisito indicar la razón por la cual los solicita.

Tercero, entregue el formulario para solicitar expedientes en la oficina para la administración de casos de la división o parte en particular del Tribunal Superior o al administrador judicial del tribunal municipal.

Luego de llenar el formulario para solicitar expedientes, entréguelo en la oficina para la administración de casos de la división en particular del Tribunal Superior durante el horario regular del juzgado, usualmente de lunes a viernes desde las 8:30 a.m. hasta las 4:30 p.m. Si escoge enviar los formularios por correo o por fax, tiene que comunicarse primero con la oficina para la administración de casos o el tribunal municipal adecuado. Para obtener un directorio de las oficinas para la administración de casos en los juzgados locales, acceda a Local Courts in Your County. Cuando pida los expedientes en el tribunal municipal, la solicitud se le entrega al administrador judicial. Para averiguar dónde se encuentran los Tribunales Municipales, acceda a Municipal Court Services.

¿Qué sucede después de solicitar los expedientes?

Cuando reciba el formulario para solicitar expedientes, el custodio de los expedientes de la división del tribunal municipal o Superior le notificará si le concedieron o le negaron su pedido. Si no está disponible el expediente de inmediato o está guardado en otro sitio, el custodio le debe informar dentro de tres días laborables cuándo estarán disponibles los expedientes y el costo estimado para brindárselos a usted. Si el tribunal no puede concederle el pedido, el custodio le debe enviar una copia firmada y fechada de la solicitud que indique las razones por las cuales no se la pueden conceder.

¿Tengo que traer algo cuando vaya a pedir los expedientes?

Sí. Tiene que traer dinero para pagar el cargo por las copias y puede que necesite traer una identificación.

Si está pidiendo copias de expedientes judiciales, no es necesario identificarse. Sin embargo, si desea revisar o examinar expedientes judiciales, es posible que le pidan una identificación emitida por el gobierno, tal como una licencia de conducir.

Cuando reciba el formulario para solicitar expedientes, el personal del tribunal le indicará el cargo por sacar copias y las sacarán. Dichos cargos son iguales en todas las divisiones y están a continuación:

• $0,75 por página por las primeras 10 páginas, $0,50 por página desde la página 11 hasta la 20;
• $0,25 por página por el resto de las páginas después de la 20;
• $5 adicionales por copias certificadas (alguien del personal del tribunal certifica que el documento es una copia fiel pero no coloca en el documento el sello oficial en relieve del tribunal);
• $10 por copias autenticadas (certificadas) con el sello oficial en relieve del tribunal. No hay cargo por la primera copia autenticada de un expediente judicial de un caso si lo pide una de las partes o el abogado de una de las partes del mismo caso.

Es posible que tenga que dar el 50% del costo total como depósito para sacar copias si se estima que cueste más de $50. No se le requiere al público que pague un cargo por búsqueda para obtener acceso a los expedientes judiciales.

Sólo quiero mirar los expedientes. ¿Cómo lo puedo hacer?

El Tribunal Superior tiene un procedimiento básico para que el público revise o examine los expedientes. Se le requiere a la oficina para la administración de casos de cada división de los tribunales que ofrezca un área para que se puedan examinar los expedientes. Antes de entregar los expedientes a la persona que los quiera revisar, el personal tiene que examinarlos y quitar cualquier información confidencial. Si el personal del tribunal determina que es necesario, puede que haya supervisión en esa área.

Recuerde que tiene que traer una identificación emitida por el gobierno si va a examinar expedientes. Si no proporciona la identificación, es posible que se demoren en darle acceso a los expedientes hasta que esté disponible un empleado del tribunal para supervisarle. Todas las solicitudes para ver expedientes se deben manejar prontamente. Sin embargo, el personal del tribunal debe balancear el derecho del público a tener acceso a los expedientes judiciales con la necesidad para asegurarse que no se interrumpa el funcionamiento del tribunal.

¿Me dejan ver los expedientes judiciales de inmediato?

Sí, en la mayoría de los casos. Los expedientes que se guardan en el sitio deben estar disponibles para examinar el mismo día. Los expedientes que se guardan en otras instalaciones del condado podrían tomar más tiempo, pero se deben conseguir lo más pronto posible. Si el caso está activo y lo está utilizando un juez o un empleado, puede que se demore en conseguirle los documentos o las copias al solicitante. Otras razones que podrían causar demoras son no brindar suficiente información para identificar un expediente o negarse a brindar identificación emitida por el gobierno, lo que usualmente resulta en que el personal del tribunal tenga que supervisarle. Es probable que haya demoras cuando pide acceso a expedientes menos recientes, ya que usualmente están ubicados en los archivos de la capital estatal. Si es este el caso, tendrá que llenar un formulario especial que se enviará a Trenton.

¿Tengo acceso electrónico a expedientes penales? ¿Cómo?

Sí. El público puede obtener información sobre cualquier caso penal que se haya entablado en el Tribunal Superior usando los terminales de datos públicos que están instalados en cada juzgado. Recientemente se actualizó el sistema para facilitar la manera en que se buscan expedientes por todo el estado, utilizando el nombre de una persona. Los usuarios pueden obtener información de cualquier caso penal en cualquier lugar del estado. Los expedientes judiciales de los casos que se ingresaron bajo algún nombre específico también están disponibles electrónicamente. Los usuarios no pueden obtener una verificación de antecedentes penales; esto sólo lo puede hacer una agencia del orden público. Los cargos por las copias que imprima desde los terminales de datos públicos son iguales que los cargos mencionados anteriormente para sacar copias de los expedientes judiciales.

Pedí expedientes y no he recibido ninguna respuesta. ¿Qué hago?

Si el personal del tribunal espera que se demore la respuesta a su pedido para obtener copias de documentos o acceso a documentos para revisar, le deben decir la razón por la demora y si necesitan información adicional antes de poder obtener algún expediente en particular.

Si no recibe ninguna respuesta al pedido, llame a la oficina para la administración de casos y pida hablar con el administrador de la división o parte particular del tribunal. Si el administrador de la división no le responde o no está disponible, comuníquese con la oficina del Administrador del Tribunal de Primera Instancia de esa rama particular del Tribunal Superior. Si dicho administrador no responde, comuníquese con el despacho del juez supervisor, Assignment Judge en inglés, de esa rama en particular del Tribunal Superior. Para averiguar dónde se encuentran los juzgados de los Tribunales Superior, acceda al sitio Web con los tribunales locales en su condado, Local Courts in Your County. En el tribunal municipal, comuníquese con el administrador del tribunal. Para saber dónde están los Tribunales Municipales, acceda a Municipal Court Services.

Este artículo apareció en inglés en la edición de junio de 2006 de Cuáles son sus derechos legales (Looking Out for Your Legal Rights®).