Las escuelas tienen que mantener expedientes que contienen ciertos tipos de información de los estudiantes. En este artículo se les presentará tanto a los padres como a los estudiantes una visión general de los tipos de información que el expediente escolar tiene que incluir, a quién se le permite ver dicho expediente, y qué puede hacer usted cuando hay una disputa acerca de la información contenida en el mismo.

¿Qué contiene el expediente escolar de mi hijo?

Toda escuela tiene que conservar cierta información o documentos relacionados con la educación de su hijo. El expediente debe incluir las observaciones hechas por los maestros de su hijo y otras personas que trabajan en el plantel. El expediente debe mostrar cuánto ha progresado su hijo. De igual manera, debe incluir información de cosas tales como la asistencia, las clases y las calificaciones del menor. La escuela también debe mantener un historial sobre la salud de su hijo. Estos expedientes deben conservarse en distintos lugares.

¿Se me permite ver el expediente escolar de mi hijo?

Usted tiene el derecho de ver el expediente de su hijo. Si lo desea ver, escribale una carta al director de la escuela a la que asiste su hijo pidiendo que se le permita ver dicho expediente. Si su hijo recibe educación especial, usted puede enviarle la carta al encargado de la educación especial de su hijo. Quédese con una copia de la carta. Se le tiene que permitir ver el expediente antes de que se cumplan 10 días de la fecha en que hizo el pedido. La escuela no puede cambiar nada en el expediente a partir del momento en que hace la solicitud y el momento en que se lo enseñan.

Si mi hijo no vive conmigo, ¿puedo ver su expediente escolar?

Sí, incluso si usted no tiene la custodia física de su hijo se le permite ver el expediente de su hijo. Si hay una orden judicial que pone fin a su patria potestad o limita su derecho de custodia, no se le permitirá ver el expediente.

¿Se me permite tomar notas o hacer una copia del expediente escolar de mi hijo?

Usted tiene el derecho a tomar notas mientras lee el expediente. También tiene el derecho de pedir una copia del mismo. Sin embargo, el distrito escolar puede cobrarle por hacer las copias, a menos que usted no puede pagar la tarifa.

¿Qué pasa si no entiendo lo que está escrito en el expediente de mi hijo?

Si tiene problemas para entender el expediente, alguna persona en la escuela debería explicárselo. Si no habla inglés o tiene problemas auditivos, la escuela le tiene que traducir o interpretar el expediente.

¿Puede mi hijo ver su propio expediente?

Su hijo podrá ver su propio expediente con o sin permiso de sus padres al cumplir los 18 años de edad.

Por lo general, un menor de 18 años sólo puede ver su expediente con permiso de los padres. Si su hijo tiene menos de 16 años de edad y se ha graduado o dejado de ir a la escuela, su hijo podrá ver su expediente sin su permiso.

Mi hijo tiene 18 años. ¿Puedo yo ver su expediente escolar?

Si su hijo es mayor de 18 años, usted necesitará el permiso de su hijo para ver el expediente. Si su hijo es mayor de 18 años, pero todavía asiste a la escuela y usted lo mantiene, puede ver el expediente sin el permiso del hijo. Si su hijo tiene 18 años de edad y usted tiene la custodia legal del mismo, también podrá ver el expediente. Un ejemplo de cuando un padre de familia puede tener la tutela legal sobre un hijo que es mayor de los 18 años es cuando dicho hijo tiene una discapacidad física, mental o cognitiva significante.

¿Puede el distrito escolar decidir que no me dejará ver el expediente de mi hijo?

La única ocasión en que el distrito escolar puede negarle el acceso al expediente de su hijo es cuando hay una orden del tribunal diciendo que usted no puede ver dicho documento. Si hay una orden jurídica, la escuela, antes de que se cumplan cinco días de la fecha en que solicitó ver el expediente debe notificarle que no le permitirá ver el expediente. Usted tiene el derecho de apelar la orden del tribunal.

¿Se me permite añadir algo al expediente escolar de mi hijo?

Usted tiene el derecho de añadir una declaración al expediente. Su declaración puede explicar lo que ya está en el expediente o añadir algo nuevo que sea importante para la educación del menor. Su declaración se convierte en parte del expediente de su hijo, y cualquier persona que lo vea también podrá ver su participación.

Si hay algo en los expediente de mi hijo que creo no debería estar allí, ¿qué puedo hacer?

Si piensa que algo que aparece en el expediente no es exacto, relevante o correcto, usted tiene el derecho de pedirle al director de la escuela que lo elimine del expediente. Si el director se niega, puede escribirle al Superintendente explicando su problema. El Superintendente tiene 10 días para contestarle diciendo si va a hacer el cambio o no. Si él no está de acuerdo con los cambios al expediente, puede reunirse con el Superintendente para hablar del tema o el Superintendente asignará a alguien para que se reúna con usted. Si no se resuelve el problema, usted puede apelar a la Junta de Educación del Distrito o al Comisionado de Educación antes de que se cumplan 10 días. Si apela ante la Junta de Educación y pierde, todavía puede apelar ante el Comisionado. Si no tiene éxito en la eliminación de la parte del expediente con la que usted no está de acuerdo, puede escribir una declaración explicando su desacuerdo para que se incluya en el expediente. Esta declaración formará parte del expediente escolar de su hijo.

¿Puede el público ver el expediente escolar de mi hijo mientras yo estoy tratando de hacer que se elimine algo del mismo?

Usted puede solicitar inmediatamente una suspensión de divulgación pendiente la resolución de su asunto. Una suspensión de divulgación significa que ninguna otra persona está autorizada a ver el expediente Para conseguir una suspensión, usted tiene que escribirle al superintendente, describiéndole el problema específico en relación con el expediente de su hijo y por qué quiere una suspensión. Entonces, si es necesario, puede apelar de la misma manera descrita en el párrafo anterior.

¿Es el expediente escolar de mi hijo un asunto privado?

Sí, la información contenida en el expediente de su hijo debe mantenerse en privado. La escuela debe asegurarse de que sólo ciertas personas y organizaciones tengan acceso a dichos expedientes.

¿Puede la escuela entregar, sin mi permiso, el expediente de mi hijo a otras personas?

En la mayoría de las situaciones, la información de su hijo no puede ser divulgada a ninguna otra persona sin el consentimiento (permiso) suyo por escrito. Los empleados de la escuela que le brindan servicios educativos a su hijo, no tienen que obtener su consentimiento para ver el expediente del menor. Además, hay ciertos individuos y agencias que se pueden ver el expediente de su hijo sin su consentimiento. Algunos ejemplos incluyen los otros distritos escolares donde se ubica, matricula o pretende inscribirse al menor, y la agencia para los servicios y protección infantil (DYFS).

¿Qué sucede con el expediente de mi hijo cuando él se cambia a otro distrito escolar?

Si su hijo se cambia a otro distrito, el nuevo distrito debe solicitar el expediente de su hijo a la antigua escuela antes de que se cumplan dos semanas de la fecha en que se matriculó. El distrito escolar al que anteriormente pertenecía su hijo no necesita su consentimiento para enviar dicho documento, pero sí tiene que enviarle una notificación escrita.

Si tiene preguntas, llame a la línea directa de los Servicios Legales de Nueva Jersey.

Si tiene alguna pregunta acerca de esta información o si cree que sus derechos o los de su hijo han sido violados, contacte a LSNJ-LAW™, la línea directa gratuita de asistencia jurídica de los Servicios Legales de Nueva Jersey, marcando el 1-888-LSNJ-LAW (1-888-576-5529). El horario de funcionamiento de la línea directa es de lunes a viernes, desde las 8:00 de la mañana hasta las 5:30 de la tarde. Si usted no llena los requisitos para recibir asistencia de los Servicios Legales, la línea directa le enviará a otras posibles fuentes de información.